Формування звітів

Матеріал з Фізмат Вікіпедії
Перейти до: навігація, пошук

Тема : Формування звітів.

Мета: Ознайомитись з структурою звіту. Вивчити призначення розділів звіту. засвоїти техніку створення звітів за допомогою майстра, а також редагування звітів у режимі Конструктора. Вивчити технологію роботи з звітами.

Тип уроку: комбінований

Хід уроку:

1. Організаційний момент.

Привітання. Перевірка присутніх.

2. Актуалізація опорних знань.

Перевірка д/з за допомогою тестів (надаються лише правильні відповіді)

1. Що таке запити? ( це звернення до бази даних, результатом якого є спеціальні таблиці; спеціальні таблиці, утворені з допомогою формул і інших залежностей; об’єкти, які дозволяють отримати дані на основі існуючих в базі)

2. Які завдання можуть виконувати запити? (здійснювати обчислення; обробляти дані отримані в результаті роботи інших запитів; відбирати записи, що відповідають певним умовам)

3. Які завдання можуть виконувати запити? (копіювати дані до іншої бази; контролювати роботу по створенню таблиць; отримувати дані на основі існуючих в таблицях бази даних)

4. Які бувають типи запитів (SQL)

5. Як поділяються запити за своїм призначенням? (на вибірку, на зміну, перехресні, з параметрами)

6. Які можливості надає Access для створення запитів? (використання конструктора запитів; використання системи SQL)

7. Як можна створити запит з використання м конструктора запитів? (на вкладці "Создание" вибрати "Конструктор запросов")

8. Як до існуючого запиту додати поля з нової таблиці? (перейти до об’єктів бази даних "Таблицы" і відкрити потрібну.

9. Як можна створити простий запит? (за допомогою майстра запитів; в режимі Конструктор додати потрібні таблиці і поля)

10. Яке призначення запиту на заміну даних? (може змінювати або переносити дані в таблиці; додавати та знищувати групи записів)

11. Як можна створити запит на зміну даних? (в режимі конструктора змінюють вид запиту)

12. Як можуть допомогти запити в доповненні таблиць новими полями? (виконати запит на додання)

13. Яке призначення запиту з параметром? (виконувати дії в залежності від вказаного параметру; надавати можливість вказувати умови запиту перед початком його виконання)

14. Як можна створити запит з параметром? (в полі "Критерії відбору" вводиться звернення до користувача; замість критеріїв відбору вводять текст в прямокутних дужках)

15. Яке призначення перехресного запиту? (об’єднує дані в форматі рядків-стовпців(двовимірної таблиці))

16. Яке призначення запиту на створення таблиці? (на основі результуючої створюють нові таблиці або змінюють існуючі)

17. Яке призначення запиту на заміну даних? (на основі результуючої створюють нові таблиці або змінюють існуючі; змінювати або переносити дані в таблиці; додавати та знищувати групи записів)

3. Пояснення нового матеріалу.

Звіт - це гнучкий та ефективний спосіб для організації даних БД при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, в якому це потрібно.

Більшість відомостей у звіті береться з базових таблиць або запитів, які є джерелом даних для звіту. Інші відомості, в тому числі і вирази, вводяться при розробці звіту. Звіт, який базується на певному джерелі даних, називається зв'язаним. Якщо джерела даних для звіту не існує, звіт називається вільним.

Структура звіту

Вся інформація у звіті розбивається на розділи, кожний з яких має своє призначення. В режимі Конструктора на екрані відображається макет звіту з усіма розділами в одному екземплярі.

При виведенні звіту на друк розділи розташовуються на сто¬рінках у певному порядку, при цьому деякі розділи можуть багаторазово повторюватись. У кожному розділі розташовуються гра¬фічні об'єкти, які слугують для виведення даних на екран, виконання макрокоманд або оформлення звіту.

Розділ Заголовок отчета друкується один раз на початку звіту (на першій сторінці) і може містити емблему, назву, дату друкування та деякі інші елементи.

Розділ Верхний колонтитул виводиться у верхній частині кожної сторінки (на першій сторінці - під розділом Заголовок отчета) і зазвичай містить заголовки стовпців; також може містити значення з першого та останнього запису звіту та інші відомості.

Розділ Нижний колонтитул виводиться в нижній частині кожної сторінки і може містити дату, номер сторінки та інші відомості.

Розділ Область данных містить основну частину даних, які потрібно подати у звіті (записи таблиць або запитів), а також деякі елементи оформлення. Цей розділ повторюється для кожного запису з базового джерела даних.

Розділ Примечание отчета друкується один раз у кінці звіту (на останній сторінці - перед розділом Нижний колонтитул) і може містити результати обчислень над усіма записами звіту.

Крім того, якщо звіт містить групи даних, то в структуру звіту додаються розділи Заголовок группы та Примечание группы, які розташовуються відповідно до і після розділу Область данных.

Способи створення звітів

У MS Access існують засоби автоматичного, автоматизованого та ручного проектування звітів.

Засоби автоматичного проектування реалізовані Автоотчетами. Для цього досить натиснути кнопку Создать та вибрати Автоотчет: в столбец (або ленточный). Автоотчет можна створити на базі лише одного джерела даних.

Засобом автоматизованого створення звітів є майстер звітів. Він запускається подвійним щигликом на значку Создание отчета с помощью мастера (або кнопка Создать, Мастер отчетов). Майстер звітів працює в декілька етапів. Під час його роботи виконується вибір базових таблиць (запитів), вибір необхідних полів, вибір полів групу¬вання, вибір методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення тощо. За допомогою цього способу звіт можна створити на базі декількох таблиць або запитів.

Ручне проектування звіту здійснюється з порожнього макета в режимі Конструктора (кнопка Создать, зі списку вибрати джерело даних, Конструктор ОК). При необхідності можна додати відсутні розділи звіту або видалити зайві, налагодити Параметры страницы. Далі потрібно додати необхідні елементи у відповідні розділи звіту (використовуючи поля джерела даних та Панель елементів).

Для створення звіту можна скористатись командою Создание отчета в режиме конструктора. При цьому джерело даних вибирається безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

При автоматичному чи ручному створенні звітів джерелом даних може бути лише одна таблиця або один запит. Тому потрібно заздалегідь створити запит з необхідними полями, обчисленнями, умовами відбору тощо, а потім на його базі і створювати звіт. При ручному проектуванні звіту такий запит також можна створити безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

Переваги майстра звітів:

а) майстер звітів виконує всю рутинну роботу та дозволяє швидко розробити звіт;

б) майстер звітів дозволяє використовувати в звіті дані з де¬ кількох (зв'язаних) таблиць/запитів (без створення окремого базового запиту).

Переваги Конструктора: користувач має можливість з самого початку конструювати звіт так, як йому потрібно, коригуючи його в процесі розробки.

Звіти (як і таблиці та запити) зберігаються в БД під заданими іменами.

Налагодження звіту

Незалежно від способу створення, звіт можна налагоджувати та редагувати.

На практиці звіт краще створювати за допомогою майстра звітів, який автоматично формує структуру звіту. Однак, майстер не "переймається" якісним дизайном звіту, передаючи це на розсуд користувача. Тому звіт, створений майстром, як правило, потребує на¬лагодження, яке виконується користувачем у режимі Конструктора.

Наведемо деякі прийоми налагодження звіту.

Зміна зовнішнього вигляду звіту

1. Зміна вигляду всього звіту - вибрати команду Автоформат в меню Упорядочить та вибрати інший зразок оформлення звіту.

2. Зміна зовнішнього вигляду одного Елемента Управління - виділити ЕУ, за допопомогою кнопок на панелі інструментів Форматування встано¬вити необхідні параметри форматування (ці та інші параметри також можно встановити у вікні властивостей ЕУ).

3. Зміна формату відображення даних в ЕУ - вибрати відпо¬відний формат у вікні властивостей ЕУ в рядку Формат поля (нап¬риклад, Денежный).

Додання ЕУ у звіт

У звіт можна додавати поля з базового джерела даних (зв'язані ЕУ) та створювати вільні і обчислювальні ЕУ.

Для додання полів із базового джерела даних використовується список всіх його полів (який відкривається кнопкою Список полей на панелі інструментів або командою Список в меню Вид). Потрібно перетягнути вибране поле в потрібний розділ звіту. Поле додається в звіт разом з приєднаним підписом.

Для додання в звіт вільних та обчислювальних ЕУ (надписи, рисунки, лінії, поля тощо) використовується Панель елементів. Вибір ЕУ виконується щигликом на відповідній кнопці Панелі елементів, після чого наступним щигликом у розділі звіту відзначається місце вставки ЕУ. Щоб створити, наприклад, надпис, потрібно натиснути кнопку Подпись, щигликом відзначити місце вставки, ввести текст надпису, натиснути клавішу Enter. При необхідності розташувати текст в декількох рядках потрібно натискувати комбінацію клавіш Ctrl+Enter для переходу на наступний рядок. Максимальна ширина надпису визначається довжиною його першого рядка.

Для створення графічних елементів оформлення використо¬вуються ЕУ Рисунок, Свободная рамка объекта та Присоединенная рамка объекта. Рисунок вибирається з графічного файла і вставля¬ється у звіт. Елемент Свободная рамка объекта відрізняється тим, що це може бути будь-який об'єкт OLE, створений іншим додатком (на¬приклад, електронна таблиця, текстовий документ тощо). ЕУ Рисунок та Свободная рамка объекта - вільні об'єкти, які є частиною структу¬ри звіту. При переході до нового запису ці об'єкти не змінюються. Наприклад, таким способом у звіті можна зберігати емблему фірми, створену в Microsoft Paint. Вміст ЕУ Присоединенная рамка объекта береться не з файла, а безпосередньо з таблиці БД (якщо вона має поле об'єкта OLE). Це зв'язаний об'єкт, який зберігається в таблиці БД. При переході до нового запису в звіті відображається інший об'єкт. На¬приклад, таким способом зручно зберігати фотографії всіх співробіт¬ників фірми.

Обчислювальні поля створюються за допомогою кнопки Поле на Панелі елементів, після натискування якої потрібно клацнути в потрібному місці розділу та вручну (беспосередньо в полі) ввести в поле необхідний вираз.

Елемент Поле (Свободный) додається в звіт разом з приєдна¬ним підписом. Поле має початкове ім'я Поле1 (2, 3, ...); таким же є і підпис цього поля. Ім'я поля та його підпис можна змінювати на більш інформативні, що зазвичай і роблять (у вікні властивостей).

Для підведення підсумків (як по групах записів, так і по всьому звіту) також створюються обчислювальні поля (з використанням стати¬стичних функцій), які, як правило, розташовують у розділах Заголовок (Примечание) группы або Заголовок (Примечание) отчета.

У виразах обчислювальних полів можуть використовуватись поля базового джерела даних і поля, створені в поточному звіті. Однак, імена обчислювальних полів звіту не можна використовувати як аргу¬менти статистичної функції. У цьому випадку слід повторити вираз, наприклад: =Sum([Кількість]*[Ціна]), замість =Sum([Bapтicть]). Але якщо обчислювальне поле включене в базовий запит, наприклад: Вартість :[Кількість] *[Ціна], то його ім'я можна використовувати як аргумент статистичної функції: =Sum([Bapтicть]).

Додання в звіт поля поточної дати та часу

Для цього використовується команда Дата и время в меню Вставка Якщо в звіті є розділ Заголовок отчета, поле додається в цей розділ. В іншому випадку поле додається в Область данных.

Якщо базовий запит створити як запит з параметром (наприк¬лад для поля Автор записати умову відбору [Введіть прізвище та ініціали автора:]), то при відкритті звіту в режимі попереднього перегляду в діалоговому вікні потрібно ввести відповідну умову відбору (як і при виконанні звичайного запиту з параметром). Вміст звіту залежатиме від введеної умови відбору.

4. Застосування теоретичного матеріалу на практиці.

Практична робота "Створення і редагування звітів".

Завдання 1. Створення простих звітів за допомогою майстра. Створити звіт, у якому вивести список товарів, що є в продажу. Звіт зберегти з ім'ям "Список товарів"

Вказівки до виконання:

1. Виберіть вкладку "Создание"→ "Мастер отчетов".

2. У списку "Таблицы/запросы" виберіть "Таблица" – Товари → перенесіть усі поля у вікно "Выбранные поля"→Далее.

3. Далее.

4. Задайте сортування по зростанню за полем "КодТовару" → далее.

5. Виберіть макет - табличний, орієнтація – книжкова → далее.

6. Виберіть з списку будь-який стиль оформлення → далее.

7. Задайте ім'я звіту "Список товарів" → Готово.

8. Перегляньте отриманий звіт. Закрийте його.

Завдання 2. Редагування звіту. У режимі конструктора виконати налагодження звіту так, щоб він мав більш якісний вигляд.

1. Відкрийте звіт "Список товарів" → виберіть режим "Конструктор".

2. Змініть заголовок звіту на "Є в наявності товари".

3. Заголовок звіту розташуйте по центру рядка (перенесіть за допомогою миші).

4. Підкоригуйте місце розташування елементів управління в розділах "Верхний колонтитул" і "Область данных" (для цього виділіть всі елементи у цих розділах (користуючись клавішоюShift) і вирівняйте їх по центру).

Завдання 3. Додання в звіт нових елементів управління.

1. Під заголовком проведіть підкреслюючи лінію: натисніть кнопку "Лінія" на панелі інструментів → за допомогою миші нарисуйте лінію (тримайте натиснутою клавішу Shift) → виділіть лінію → в контекстному меню виберіть команду "Свойства" → у вікні властивостей "Макет" установіть "Ширина границы – 2 пт → закрийте вікно властивостей.

2. У розділ "Заголовок отчета" вставте логотип фірми. Для цього: натисніть кнопку "Рисунок" на панелі інструментів → за допомогою миші нарисуйте рамку → у вікні, що відкрилося знайдіть будь-який файл з малюнком → ОК. (за допомогою елементів управління на панелі інструментів змініть товщину, колір, тип рамки малюнка).

3. У розділ "Нижній колонтитул" поруч з датою додайте назву фірми наступним чином: натисніть кнопку "Подпись" на панелі елементів управління → введіть назву фірми → в контекстному меню виберіть "Свойства" і відформатуйте текст.

4. Визначте, який товар має найвищу ціну: натисніть кнопку "Поле" на панелі елементів управління → клацніть у будь-якому місці розділу "Примечание отчета" → змініть назву "Поле…" на "максимальна ціна" (при необхідності відформатувати шрифт) → клацніть 2 рази ЛКМ у полі "Свободный" і введіть вираз: =Мах([Ціна]) → натисніть Enter → у вікні властивостей поля встановіть формат "Денежный".

5. Аналогічно визначте суму цін всі товарів за допомогою функції "Sum".

4. Підведення підсумків уроку, виставлення оцінок, домашнє завдання.